コピー機には、あまり知られていない便利な機能が搭載されています。
例えば、PDF生成機能もその一つです。
オフィスの永遠の課題、紙文書の電子化は、アナログデータをデジタルデータに変換し、ファイルを管理するのに手間と費用がかかります。
OCRソフトを導入したり、ドキュメント管理機能のあるグループウェアソフトを導入したり・・・
しかし、そんなにコストをかけなくても、意外と手軽に電子化を実現できるのです。
コピー機のPDF生成機能が電子化を手助けしてくれるでしょう。
スキャン機能のある複合機で紙文書をスキャンします。この時、コピー機にADF（auto document feeder-オートドキュメントフィーダ-）、つまり原稿を自動的に給紙する装置があれば、データの取り込みが早いです。
そして、コピー機のPDF生成機能を使用してPDFに変換し、電子化するのです。
最近の機種ですと、PDF生成機能が備わっているものがほとんどです。
また、変換するときに、文書名を決められるので、一括して命名規則にそってタイトルを付けることができます。
そうすると、PDF化したあとでも、データが整理され、検索もしやすく、電子化のメリットを最大限にいかせるでしょう。